• Société Minière de Bisunzu

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Avertissement des paiements éventuels des taxes illégales des minerais

Avertissement des paiements éventuels des taxes illégales des minerais

La Direction de la société minière de bisunzu, SMB Sarl en sigle, tient à informer à l’ensemble de négociants et transporteurs de minerais qu’il est interdit de verser des paiements ou encore à apporter l’assistance logistique ou à fournir des équipements aux groupes armés non étatiques ou aux forces de sécurité publiques ou privées ou à leurs affiliées (Point 4.9 du Mécanisme Régional de Certification CIRGL).

Pour se conformer à la directive ci-dessus, la SMB Sarl exhorte les négociants et transporteurs le long de sa chaine d’approvisionnement à s’abstenir d’effectuer tous paiements non reconnus par le Manuel de Procédures de Traçabilité de la RDC (2ème édition 2014).

Tout lot des minerais soupçonné d’avoir été acheminé à nos dépôts en payant des impôts ou taxes illégaux seront automatiquement mis de côté du circuit de commercialisation en attendant des enquêtes approfondies sur les circonstances de payements effectués.

Veuillez nous alerter en cas de problèmes rencontrés à ce sujet au numéro de téléphone : 0899687684

Négociant Na Transporteur, USILIPE PESA KIMAGENDO KUNAKO NJIA YA TRANSPORT YA MINERAIS.

Uki pata shida yeyote, ita ku number hiyi : 0899687684

Affichage: SMB Goma, COOPERAMMA, ANEMKI, Guichet Unique Rubaya, Diffusion par email.

Charte anti-corruption

CHARTE ANTI-CORRUPTION

Avant-propos

En tant que société minière, la SMB Sarl est synonyme d’activités économiques durables et de pratiques commerciales loyales.

La société demande à ses employés de s’efforcer de maintenir le plus haut niveau de qualité et d’intégrité dans toutes leurs relations commerciales. Le code de conduite de la société, qui doit être lu conjointement avec la présente politique, énonce les valeurs fondamentales de la société,  notamment le professionnalisme, l’équité, la durabilité et le respect de toutes les normes éthiques et juridiques applicables. Outre les indicateurs économiques, la société considère également la perception du public comme un indicateur clé de son succès.

La Société s’attend à ce que ses employés sachent que la corruption est un crime grave qui pourrait avoir un impact grave sur la réputation de la Société et sa situation économique. Offrir, verser ou accepter des pots-de-vin, des cadeaux ou des dons pour gagner des affaires ou obtenir un avantage commercial est illégal en vertu de la loi congolaise, du code pénal international et du guide de l’OCDE dans la lutte contre la corruption. La violation de ces lois peut entraîner des amendes monétaires importantes et d’autres conséquences préjudiciables pour la société, ainsi que des amendes, une peine d’emprisonnement et d’autres conséquences préjudiciables pour les employés qui contreviennent à ces règles.

Avec cette politique, la SMB Sarl fournit à ses employés des lignes directrices et des informations communes afin de sensibiliser davantage à la corruption et de donner aux employés les moyens de faire face aux situations de corruption.

Chaque employé est personnellement responsable du respect de cette politique à tout moment. En tant que tel, chaque employé est tenu de s’abstenir de toute activité qui constituerait ou pourrait être perçue comme une corruption, et de signaler toute violation présumée ou potentielle de cette politique au comité de direction.

But et objectif

Le but de cette politique est de fournir aux employés des directives pratiques pour gérer les situations de corruption. Bien que cette politique vise à traiter les situations les plus susceptibles d’être rencontrées par les employés, elle n’a pas pour objectif de répondre à toutes les questions qui pourraient survenir. Par conséquent, en cas de circonstances non couvertes par la présente politique ou en cas de doute, les employés doivent demander conseil à la direction ou au département traçabilité et agir en conséquence.

Cette politique doit être lue conjointement avec la politique de la chaîne d’approvisionnement et le protocole de sécurité.

Applicabilité

Cette politique s’applique à tous les employés, service de sécurité, administrateurs et dirigeants de la société à tous les maillons de la chaîne. Cette politique s’applique quelle que soit les coutumes locales en vigueur pouvant permettre un comportement interdit en vertu de cette politique.

Une violation de cette politique peut entraîner des mesures disciplinaires à l’encontre de l’employé concerné, pouvant aller jusqu’au licenciement, ainsi que des actions judiciaires supplémentaires pouvant être engagées par la société. Dans la mesure où la législation congolaise impose à la Société de signaler les cas de corruption aux autorités locales, elle le fera sans délai.

Tous les principes énumérés dans la présente politique doivent être mis en œuvre par toutes les entités faisant partie du groupe minier SMB, quels que soient leur emplacement ou leur rôle.

La société s’attend à ce que ses dirigeants donnent l’exemple. Les gestionnaires doivent  s’acquitter de leurs tâches conformément à la présente politique et s’assurer que le contenu de ce document est communiqué et respecté par tous les employés qui leur rendent compte.

Responsabilité

Tous les employés sont tenus de:

  • comprendre cette politique et ses implications;
  • adhérer à cette politique en tout temps; et
  • signaler toute infraction présumée à la loi applicable ou à la présente politique au comité de direction dans les meilleurs délais. Le comité de direction protégera ceux qui signalent des violations de bonne foi.

1. Corruption (Définition générale)

La corruption est généralement comprise comme l’utilisation abusive du pouvoir confié à des fins personnelles. Cela peut prendre plusieurs formes et ne se limite pas à des interactions avec le gouvernement. En conséquence, toute action visant à bénéficier d’un individu en échange d’un abus du pouvoir qui lui est confié à titre professionnel constitue de la corruption. Cela inclut d’offrir, de donner, d’exiger ou d’accepter des contributions comme incitation à influencer les activités commerciales normales et favoriser la fraude de minerais sur le périmètre d’exploitation. Dans ce contexte, ces abus de pouvoir sont généralement qualifiés d’infractions de corruption.

Donner des contributions ou octroyer des avantages dans le but d’influencer la décision d’un tier est interdit dans le monde entier. Bien que chaque pays ait ses propres lois anticorruption, le principe susmentionné est respecté dans le monde entier et incarné par les réglementations

statutaires pertinentes. En outre, il est interdit d’offrir ou d’accepter une contribution si son intention est d’influencer son comportement ou celui de son partenaire.

2. Pot-de-vin

Selon le code de l’OCDE, un «pot-de-vin» est tout avantage financier direct ou indirect ou une installation à taux libre ou réduit, conçue pour accroître le confort et le plaisir de la personne à qui il est fourni.

Les exemples typiques de contributions sont les suivants:

  • Avantages financiers, notamment:

– paiements en espèces et virements bancaires;

– octroi de prêts sans intérêt;

– octroi d’avantages équivalents en espèces;

  • Les employés ne doivent pas accepter de cadeaux ni d’autres avantages ou privilèges  personnels qui nuirait à l’entreprise.

3. Violation des lois anti-corruptions et ses conséquences

Tous les employés, ainsi que les agents de sécurité travaillant pour le compte ou pour l’entreprise, doivent se conformer à la présente charte, ainsi qu’à toutes les lois et réglementations anti-corruption applicables en République Démocratique du Congo. Tous les supérieurs hiérarchiques sont responsables de l’application et du respect de cette politique, y compris de sa communication avec les employés de niveau inférieur et les tiers.

L’ignorance de la loi ou de cette charte n’excusera pas une conduite qui enfreint la loi ou cette politique. Le non-respect de cette politique peut entraîner des poursuites par les autorités, en plus des mesures disciplinaires prises par la société. Afin de protéger la société et ses employés de telles conséquences, il ne suffit pas seulement d’éviter des actes de corruption réels, mais même d’éviter les soupçons de corruption. Par conséquent, les employés sont tenus de respecter scrupuleusement les dispositions de la présente politique, notamment l’obligation de signaler toute violation présumée ou potentielle de la manière décrite à la section 4 ci-dessous.

4. Signaler des violations

Les employés sont tenus de respecter cette politique en tout temps. La Société prendra toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les plaignants ne se sentiront pas intimidés lors du signalement des contraventions. Le département de la traçabilité veillera à la confidentialité et à la protection équitable des plaignants.

Les violations présumées ou potentielles de cette politique doivent être immédiatement signalées au comité de direction. Les plaintes peuvent être soumises de manière confidentielle et anonyme.

Le département de la traçabilité enquêtera sur toutes les plaintes, si nécessaire avec l’assistance d’entités externes. L’identité des lanceurs d’alerte, des parties concernées et de toute la documentation sera gardée confidentielle dans les limites maximales permises par la loi. Aucune forme de représailles contre les plaignants ne sera tolérée.

Toutes les plaintes doivent être faites de bonne foi. L’abus de cette procédure peut constituer une malhonnêteté punissable au regard du code de la société.

Contact

Cette politique définit les exigences minimales attendues des employés confrontés à des cas de corruption.

Si vous avez le moindre doute quant à savoir si une action contrevient à la présente politique, vous devriez demander conseil à la direction et agir en conséquence.

Le comité d’éthique peut être contacté par courrier électronique (nzonga@smb-sarl.com) pour obtenir des conseils ou en cas de questions ou de plaintes concernant cette politique.

 

Edition: Juillet 2016

 

La Direction

Politique de gestion des risques

POLITIQUE DE GESTION DE RISQUES SUR LE PE 4731 DE LA SMB Sarl.

1. PREAMBULE :

La SMB Sarl, société minière de Droit congolais, spécialisé dans l’extraction et la commercialisation des minerais de 3T dont le siège social se trouve à Goma en province du Nord Kivu, en République démocratique du Congo, est membre à part entière de ITSCI depuis 2014 et publie régulièrement des rapports annuels sur l’exercice sur le devoir de diligence de sa chaine d’approvisionnement consultables sur son site web www.smb-sarl.com et les sites web de ses partenaires et ce conformément à ses engagements de respecter les directives du guide de l’OCDE, de la CIRGL et de L’ITIE et ce pour une transparence et un commerce responsable des minerais .

Elaboré par le service en charge de la Traçabilité et du devoir de diligence de SMB Sarl, ce présent document a pour objectif de préciser les conditions de sécurité mise en place sur le PE 4731 et aussi d’expliquer le dispositif de sécurité établit sur les installations de la SMB Sarl dans le territoire de Masisi. Il détaille les conditions d’accès, de production, de vente, de transport des minerais, et aussi les modes de fonctionnement de Gardiens industriels, du Détachement de la PMH et du dispositif conjoint de sécurité entre la SMB Sarl et COOPERAMMA.

Ce document pourra faire l’objet d’avenants en fonction des aménagements sur la gestion des risques dans le PE 4731. Il est susceptible de mises à jour.

2. PREALABLE

  • De l’étendue de ce document

La mise en œuvre de ce document d’étend sur toute l’étendue du PE 4731 de la SMB Sarl, et s’applique sur les installations, les sites miniers, les voies de transports, et toutes infrastructures présentes sur le PE 4731. Toute application de ce protocole en dehors des limites du PE 4731 ne sera pas prise en compte par la SMB Sarl mais par les autorités compétentes, en conformité avec la loi minière. Toutefois dans le cadre du transport des minerai à l’extérieur du périmètre de la SMB par les moyens de transports agréés, ce document s’applique à la sécurité de ce dernier.   

    • Des conditions d’accès au PE 4731

Tout accès sur le PE 4731 est soumis à une règlementation de la SMB Sarl.

L’accès aux zones d’activités minières est soumis à une autorisation préalable de la SMB Sarl. Cette restriction d’accès ne s’applique pas au membre de la coopérative opérant sur les sites miniers, aux Agents de l’état affectés sur les zones opérationnelles de la SMB Sarl, et les organismes ayant signé un contrat ou un accord avec la SMB Sarl.

L’accès aux zones de non activités n’est soumis à aucune restriction, dans le cas où il s’agit des zones de vie et d’éducation.

    • Des conditions de Production.

L’extraction, le lavage et la production de tout produit minier issue de PE4731 est réservé :

  • Dans les sites exploités artisanalement de (Luwowo, D4 Gakombe, D2 Mataba, D3 Bibatama, Koyi et Bundjali) aux membres de la coopérative répondant aux critères présentés dans le code minier et au règlement intérieur de la COOPERAMMA.
  • Seuls les creuseurs préalablement reconnus par l’Etat et identifiés conformément au protocole d’accord révisé entre SMB et COOPERAMMA exploitent dans les sites miniers ci-dessus.

Le Lavage des minerais extraits dans ces sites miniers ne peut se faire que dans les laveries situées dans le PE 4731 et à moins de 100 mètres du lieu d’extraction. 

  • Le site minier D2 Bibatama est exploité exclusivement par la SMB Sarl. La méthode d’exploitation est semi-mécanisée.
  • Les travailleurs de ce site sont employés directs de la SMB Sarl. Ils sont soumis au contrat de travail conformément à la législation congolaise en matière minière et du travail (principalement le Code minier et le Code du travail) ainsi qu’aux textes juridiques internationaux pertinents en matière du travail et ceux relatifs aux droits humains (notamment la Convention de l’OIT du 25 juin 1957 relatif à l’abolition du travail forcé) et les directives de l’OCDE (Annexe II du Guide sur le devoir de diligence, 3ème édition, 2016). Ainsi par exemple, le travail des enfants et des femmes enceintes n’est pas toléré.
    • Du transport et du stockage des minerais

Le transport des minerais à l’intérieur du PE 4731 ne peut se faire que par des moyens de transport reconnu par la SMB, que ce soient des motos ou des véhicules et ce, du lieu d’extraction aux dépôts sur site et des dépôts sur site au dépôt central. Il est autorisé à des personnes de transporter à dos d’hommes des colis de minerai à condition que ceci ne viole pas la règlementation minière nationale, les directives des guides de l’OCDE et de la CIRGL en matière de droit humain. Ces petits colis sont donc d’un poids réduits, permettant un déplacement facile. Il se fait également sur des courts trajets. 

Le transport des minerais à l’extérieur du Périmètre ne peut se faire que par des véhicules reconnus et enregistrés par la SMB Sarl

Le stockage du minerai ne peut se faire que dans les dépôts certifiés par la SMB Sarl et placés sur le site pour les colis sortant directement du puits et au dépôt central de Bibatama pour les minerais prêts au traitement pour l’évacuation à Goma pour exportation.

Le transport du minerai du dépôt central de Bibatama à celui de Goma se fait par route, au moyen des camions de la SMB Sarl. Pour la sortie d’un camion de transport des minerais, des formalités sont observées afin de la délivrance de l’autorisation de transport des minerais par les services de l’Etat. Tous les frais y afférents sont payés de manière transparente aux services de l’Etat et des pièces justificatives sont fournies. Cela permet d’éviter des risques de corruption ou de paiement indus.

Pour une bonne sécurité, le véhicule transportant les minerais est accompagné par un convoi de la police des mines et hydrocarbures et un agent de la SMB Sarl.

Chaque colis de minerai contenu dans le véhicule de transport porte une étiquette pour son identification. L’identification se fait par voie de scanning digital.

    • De la possession et de la vente des minerais.

La vente des minerais extraits sur le PE 4371 de tous types doit se faire intégralement et uniquement à la SMB Sarl sauf avis contraire écrit de la part de la SMB Sarl.

La possession et la vente des minerais sur le PE 4731 ne peuvent se faire que par des creuseurs agrées membres de la coopérative. La SMB Sarl n’entretient donc des rapports qu’avec les creuseurs bien reconnus et identifiés par rapport à leur fonction. Ils sont obligatoirement membre de la COPERAMMA.

Au regard de cette restriction, la SMB Sarl ne peut collaborer avec aucune autre structure ou un autre individu s’agissant de l’achat des minerais sur le PE 4371. Ainsi par exemple, la possession et/ou la vente des minerais par des négociants sont interdites sur toute l’étendue du PE 4731.

3. CONDITIONS DE SECURITE ET D’HYGIENE

  • Équipements de protection individuels

Le port d’un casque de sécurité et de chaussures de protections conformes sont obligatoires pour toute personne qui se trouve dans ou aux abords d’un puit.

Le nombre et l’identité des personnes se trouvant sous terre doivent être obtenus selon la procédure suivante:

  avant de descendre sous terre, le travailleur doit présenter sa carte de creuseur à l’endroit désigné pour le contrôle des descentes sous terre; cette carte doit porter le numéro d’identification et le nom du travailleur;

  après être remonté à la surface, le travailleur doit présenter sa carte de creuseur à l’endroit désigné pour le contrôle des descentes sous terre;

  • Monitoring des puits d’extractions

La profondeur des puits d’extractions sur le PE 4731 ne dépassent pas un profondeur de 20m. Cela afin de garantir la sécurité des creuseurs et de permettre leur évacuation en cas d’éboulement. Nous comptons 304 puits sur notre périmètre d’exploitation que le géomètre est tenu de recenser comme le requiert la législation nationale et d’en surveiller la profondeur au moyen de décamètres;

  • Organisation des genres

En ce qui concerne l’organisation des travaux d’extraction, notons que le travail souterrain est réservé aux hommes. Les femmes sont partie prenante ; surtout dans les activités annexes comme la cuisine, certains travaux tels que le transport et le lavage du minerai.

  • Conditions d’hygiène

En vue de prévenir les épidémies et autres maladies qui peuvent surgir dans la mine,  la Société Minière de Bisunzu a adopté une politique d’hygiène dans la mine notamment l’installation de latrines dans chaque site à savoir luwowo, D3 bibatama, Koyi, D2 Bibatama, Budjali, D2 Mataba et Gakombe. Chaque site contient en moyenne deux latrines. Et les produits détergents sont aspergés régulièrement en vue de désinfecter les installations pour éradiquer les microbes.

La société a également instauré un système de sensibilisation des creuseurs au sujet de l’hygiène dans la mine en vue de les informer sur les risques de maladies lié à l’insalubrité et des maladies hydriques.

4. LA SECURISATION DU PE 4731

    1. LA GARDE INDUSTRIELLE
      • De la constitution d’une garde industrielle.

La garde industrielle est constituée conformément au Titre VIII, article 216 alinéa 3 qui reconnait au détenteur d’un titre minier de se constituer une garde industrielle pour protéger ses installations.

La formation de la garde industrielle a été faite dans un processus transparent et normatif. Par sa lettre numéro 167/SMB/GM-NK/09/2017 du 11 septembre 2017, la SMB avait exprimé la volonté de constitué sa garde industrielle conformément aux prescrits légaux précités. Le Gouverneur de Province autorisa la formation de la garde industrielle de la SMB par sa lettre numéro 01/1168/CAB/GP-NK/2017 du 12 octobre 2017.

Le corps de Gardiens industriels est constitué des agents employés de SMB Sarl. Ce sont des civils qui ont reçu une formation sur la garde des installations et équipements miniers. La garde industrielle est composée de :

  • Un Commandant de la Garde industrielle, employé de la SMB et travaillant sous la supervision du Directeur Traçabilité. Il a pour rôle de coordonner les actions de la GI sur l’ensemble du périmètre minier.
  • Et de 24 agents ayant des contrats de travail individuels avec la SMB Sarl.
      • De la formation des gardes industriels

La formation de la garde industrielle a été faite par la police nationale congolaise au sein de l’école de formation de Mugunga (en banlieue de Goma). La formation a duré 30 jours soit du 23 octobre 2017 au 23 novembre 2017. 12 modules ont été dispensés pendant les 30 jours de formation. Il s’agit de :

  • Garde statique ;
  • Protection des installations vitales
  • Transmission ;
  • Techniques de communication ;
  • Self-défense ;
  • Ordre serré ;
  • Instruction pratique ;
  • Renseignements généraux ;
  • Traçabilité des minerais ;
  • Ethique et déontologie professionnelle d’un gardien industriel ;
  • Service Intérieur ;
  • Secourisme.

A la fin de formation, une évaluation a été faite au sein de l’école pour juger du degré d’assimilation des apprenants. A l’issue de cette évaluation, des brevets de fin de formation ont été décernés certifiant que l’apprenant est apte à être déployé sur terrain.

      • De la localisation et l’utilisation de la garde industrielle

L’ensemble des gardiens industriels est déployé exclusivement sur la concession couverte par le PE 4731 de la SMB Sarl en territoire de Masisi à Bibatama. Notre PE est de 36 carrés soit plus ou moins 3000 hectares. Ils restent consacrés sur les sites d’exploitation minière en production. Il s’agit des sites miniers de D4 Gakombe, Luwowo, D2 Mataba, D3 Bibatama, Koyi, Bundjali et D2 Bibatama ainsi que les laveries des mineries sur le périmètre suscité. Ils gardent aussi les engins roulants, les matériels de production et les maisons de la société sur ce périmètre.

Aucun gardien industriel ne peut passer plus de 7 jours à un seul endroit. Ils sont régulièrement permutés afin d’éviter des abus liés à l’accoutumance. Les gardiens industriels sont sous la responsabilité du Directeur en charge de la Traçabilité qui s’assure que leur travail est fait dans les règles par des missions de contrôle mensuel sur terrain.

      • De la résolution des différends et incidents

La SMB Sarl rend disponible des boîtes à suggestions cadenassées sur chaque site pour recueillir les informations des exploitants miniers artisanaux et de la population présente dans le PE4731 sur la prestation de services de gardiens industriels et de la PMH et aussi des incidents survenus sur le site. Les Boites à suggestions sont gérées par le Responsable de la Traçabilité à SMB. Un numéro de téléphone sera rendu disponible dans moins d’un mois pour recevoir anonymement les réclamations sur le fonctionnement du dispositif sécuritaire déployé sur site en particulier et sur l’ensemble de ses agents. Il sera géré par Freddy NZONGA. Les informations reçues sur ce numéro seront documentées et feront l’objet de vérification afin de les confirmer ou les infirmer. Le dépouillement régulier des boites à suggestions, des réunions avec COOPERAMMA, les populations locales, les Ministères National et provincial des Mines, le système de traçabilité et d’autres partenaires de chaines d’approvisionnement du PE 4731 sont mis en place afin d’apporter des solutions aux problèmes rencontrer et améliorer l’intervention des GI sur le PE 4731

En cas d’abus présumés ou avérés, la SMB Sarl ouvre une procédure disciplinaire contre l’incriminé. Cette procédure communiquée aux autorités et aux autres acteurs clés peut aboutir à un licenciement. Toutes les informations venant de sources diverses et par des canaux (téléphone, bouche à oreille, texto, réseaux sociaux, emails, etc…) est prise des gardiens industriels pourront être relevés pour des réclamations des creuseurs artisanaux de notre périmètre minier qui après vérification s’avèrent vraies.

En cas de nécessité et à l’issue de l’évaluation d’une équipe multidisciplinaire de la SMB Sarl (Traçabilité, juristes, avocats), des cas qui relèvent de la justice seront déférés devant les autorités judiciaires compétentes en RD Congo et la SMB apporte dans ce cas à ces derniers sa contribution à la manifestation de la vérité et s’assure que l’incriminé est puni conformément à la loi congolaise.

      • Du rôle de la garde industrielle

Les gardiens Industriels ont pour rôles principaux la surveillance et la sécurisation du PE 4731 de la SMB Sarl et faire respecter le code minier sur le PE 4731. Ils s’assurent du respect des heures de travail (8h à 17h avec pause d’une heure), régulent l’accès au PE 4731,  que les creuseurs n’accèdent dans les sites ou endroits interdits ou dangereux. Ils procèdent aux fouilles des creuseurs pour vérifier qu’ils ne prennent pas de minerais.

La garde industrielle :

  • Circule dans les sites miniers,
  • Font la garde de dépôts des minerais,
  • Patrouille sur les routes d’évacuation des minerais à l’intérieur du périmètre minier,
  • Postée aux barrières intérieures au PE  (ces barrières sont à ériger par SMB aux limites du Périmètre du périmètre de la SMB Sarl).
  • Porter les incidents lies a la Diligence raisonnable auprès des autorités supérieures et compétentes de BSP, SMB, Div. mines et Saemape
  • Le dispositif conjoint GI, PMH sera opérationnel dans les sites miniers. Un rapport annexe sera fait sur la question des barrières.
      • Du respect de l’éthique

Les agents de la Garde industrielle sont reconnaissables à leur tenue des couleurs noire et jaune. Ils sont aussi détenteurs de la carte de service de la SMB Sarl. Ils sont munis de matraque de défense qui sont utilisées dans les seules circonstances de la nécessité de défense de leur intégrité physique.

Dans le cadre de leurs missions, les GI doivent veiller à la protection de tout agent de la SMB Sarl présent sur le périmètre, y compris les creuseurs œuvrant sur cet espace. Ils doivent également veiller à ce que les activités se déroulent dans un environnement favorable (de sécurité) et dans un cadre normal.

L’ensemble de agents de la SMB y compris les gardiens industriels, sont appelés à respecter les principes du guide de l’OCDE sur le devoir de diligence. En signant leur contrat de travail, ils s’y engagent. Aucun agent de SMB ne peut prélever les taxes illégales ou légales, il ne doit pas commettre des violations de droits de l’Homme. Ils sont tenus de rapporter toute anomalie aux principes du guide de l’OCDE sur le devoir de diligence et toute violation du code minier et des lois en vigueur en RDC.

               2. LA POLICE DES MINES ET HYDROCARBURES (PMH)

  • Des relations entre la PMH-GI et la SMB Sarl

Le lien entre la police des mines et la SMB Sarl est un contrat de gardiennage pour la sécurisation de notre périmètre PE 4731 à Masisi et ses installations à Goma. Au nombre de 40 et déployés sur les sites miniers et à Goma, les policiers PMH ont pour mission de sécuriser l’exploitation minière, les produits marchands extraits sur notre périmètre minier, les convois miniers et de personnel entre Masisi et Goma, et tout autre investissement de la SMB sur les lieux pré-indiqués.

Dans le contrat, la SMB Sarl est obligé de payer au compte du trésor public (à la banque) le montant pour chaque élément de police au titre de service de Gardiennage de biens de la SMB. Une fiche de liquidation collective est établie avant le payement.

Le contrat entre le SMB Sarl et la PMH n’accepte aucun transfert d’équipement de la PMH à la SMB. Si dans le futur ce transfert devrait être fait, un avenant à ce document sera fait pour éclaircir les raisons de ce transfert d’équipement.

La police de mines vient en appui à la garde industrielle, en cas de constat d’infraction, (ex : interpellation ou d’arrestation notamment) et sur demande du Commandant de la Garde industrielle, employé de la SMB et travaillant sous la supervision du Directeur Traçabilité. Il a pour rôle de coordonner les actions de la GI sur l’ensemble du périmètre minier.

  • Du respect de l’éthique

Comme pour la garde industrielle, la Police des mines est soumise aux normes éthiques. Elle est appelée à être courtoise et à collaborer en même temps avec la garde industrielle et avec toute personne autorisée à travailler sur le périmètre de la SMB Sarl ou intervenant sur sa chaine d’approvisionnement. Elle veille à la protection des droits humains dans toutes ses actions. De ce fait, la SMB Sarl admet et encourage la PMH, dans le cadre d’exercice de ses fonctions, de n’utiliser que les armes non létales. Elle ne peut faire usage à la force excessive en utilisant des armes à feu qu’en cas du dernier recours.  Ceci est envisageable :

    • Lorsque des atteintes à la vie ou à l’intégrité physique sont portées contre eux ou contre autrui ou lorsque des personnes armées menacent leur vie, leur intégrité physique ou celles d’autrui ;
    • Lorsque, après des sommations faites, ils ne peuvent défendre autrement les lieux qu’ils occupent ou les personnes qui leur sont confiées ;
    • Lorsqu’ils ne peuvent immobiliser, autrement que par l’usage des armes, des véhicules, embarcations ou autres moyens de transport, dont les conducteurs n’obtempèrent pas à l’ordre d’arrêt et dont les occupants sont susceptibles de perpétrer, dans leur fuite, des atteintes à leur vie, à leur intégrité physique ou à celles d’autrui.
    • Dans le but exclusif d’empêcher la réitération, dans un temps rapproché, d’un ou de plusieurs meurtres ou tentatives de meurtre venant d’être commis, lorsqu’ils ont des raisons réelles et objectives d’estimer que cette réitération est probable au regard des informations dont ils disposent au moment où ils font usage de leurs armes.

L’usage de la force doit être proportionné aux situations données et limité aux cas de stricte nécessité et doit être fait conformément à la procédure communiquée lors des formations. Pour chaque usage de force, la SMB s’engage à documenter l’incident et à actualiser et à adapter le plan d’évaluation des risques.

La PMH n’intervient généralement que lorsque lors d’un incident, la garde industriel industrielle ne saurait à elle seule répondre ou gérer favorablement. C’est le cas notamment en cas d’une attaque armée dans le périmètre de la SMB Sarl.

Elle intervient soit en appui, soit lorsque par rapport aux moyens à leur disposition, les Gardes Industriels ne peuvent pas faire face à une situation donnée.

  • De la localisation et du champ d’action

Elle est déployée et travaille sur le périmètre minier de SMB (Dans et autour des sites miniers de la SMB Sarl) à Masisi et dans les installations de la SMB à Goma.

Les éléments de la PMH rapportent au commandant détachement, basé à Bibatama qui commande l’ensemble des policiers de la PMH sur le périmètre minier PE4731. Ce commandant est sous la supervision du Commandant PMH du territoire de Masisi, en poste à Sake.

  • De la coordination

La SMB et la Police communiquent chaque mois au sujet du fonctionnement de détachement PMH sur son périmètre minier. Les réunions sont tenues à l’initiative de l’une des parties. La nature des sujets à traiter dictent les rangs et les qualités de participants à ces réunions. La SMB discute directement avec le Commandant PMH Masisi et/ou le Commissaire Provincial de la PNC (Police Nationale Congolaise) à Goma.

  • De la résolution des incidents lies aux PMH

Tout abus est documenté par la SMB et rapporté directement au Commandant PMH, territoire de Masisi. Il appartient à la PNC de prendre des mesures qui s’imposent sur le cas de policier reproché. En cas de nécessité et en fonction de la faute commise, la SMB Sarl se réserve le droit de procéder à l’expulsion du policier incriminé avant la fin des enquêtes ou de la prise des sanctions par la PNC. Dans ce cas, la SMB Sarl rédige un rapport sur cet incident avec des mesures pour éviter la répétition de ces cas.

A la commission d’abus, le cas est évalué avec la collaboration du Commandant PMH afin de prendre des mesures d’atténuations de risques et le cas échéant revoir le protocole sur la sécurité dans le PE 4731 de la SMB dans le sens de son renforcement pour éviter dans le futur la répétition des cas similaires.

  • CAS PARTICULIER

Des Arrangements sécuritaires tel que défini par le MOU signé entre la SMB Sarl et la COOPERAMMA le 12 juin 2018.

Pour promouvoir la collaboration et la confiance entre la SMB et la COOPERAMMA et pour la durée du moratoire de 15 mois, le protocole d’accord entre les deux organisations prévoit en son article 13, la mise sur pied d’une sécurisation conjointe (SMB et COOPERAMMA) des sites miniers artisanaux du PE 4731 avec l’appui de la PMH.

Ce dispositif conjoint de sécurité regroupe les Gardiens industriels et les Contrôleurs de COOPERAMMA. Ces derniers sont des agents COOPERAMMA, seront identifiés et munis des insignes distinctifs (tenue, carte de service).

  • De la coordination tripartite (COOPERAMMA-SMB- Etat)

Une réunion à tenir par le Ministre Provincial des mines avec la participation des Responsables des GI de SMB, des contrôleurs de COOPERAMMA, et de la Police des Mines et des Hydrocarbures (PMH) déterminera le mode de fonctionnement et de collaboration du dispositif conjoint de sécurité. Un avenant à ce rapport sera fait quant à ce.

Le nouveau protocole signé entre la SMB et COOPERAMMA prévoit la tenue des réunions trimestrielles et toutes les fois que les circonstances l’exigent, pour apprécier la mise en œuvre du protocole d’accord. Ces réunions sont aussi l’occasion de passer en revue la situation sécuritaire et de prise de mesures d’atténuation de risques sécuritaires. Ces réunions se tiennent entre les délégués de la SMB et ceux de COOPERAMMA à un endroit convenu de commun accord. Toutefois et cas de nécessité, les deux parties peuvent inviter toute personne susceptible d’apporter une expertise sur les matières à traiter aux cours des réunions.

           3. ACTIONS FUTURES CONJOINTES SUR LA SECURITE

    • Des Formations

Dans le souci d’améliorer l’exercice du Devoir de diligence, La SMB Sarl en collaboration avec la police s’engage à former les policiers de la PMH sur son périmètre sur les droits de l’homme, les principes volontaires sur la sécurité et sur d’autres thèmes pouvant améliorer leur relation avec les travailleurs et les personnes travaillant ou vivant sur le périmètre minier de la SMB Sarl. Ces formations se feront semestriellement et feront appel à des expertises à l’intérieur de la police ou à l’externe de ce corps. Ces formations pourront avoir lieu à Bibatama ou dans l’école de formation de police de Mugunga.

    • Des échanges d’expérience.

Il est prévu des échanges d’expériences de gardiens industriels une fois l’an avec d’autres gardiens industriels des sociétés minières de la RDC. Ces échanges ont pour objet de partager les expériences sur les pratiques du métier de gardien industriel et les meilleures pratiques du domaine afin de les intégrer dans le fonctionnement quotidien de la Garde industrielle de la SMB Sarl.

    • De la validité

Cette politique entre en vigueur dès la date de sa signature et sera communiquée et divulguée partout où besoin sera.

           4. EXPORTATION ET VENTE DES MINERAIS

    • L’exportation de minerais

A l’arrivée des minerais au dépôt de Goma, il est procédé au travail de prélèvement de l’échantillon, de mélange des minerais, d’enfutage, et ce en présence des services de l’Etat concernés (notamment l’Office congolais de contrôle « OCC », le Commissariat Général à l’Energie Atomique  « CGEA », le Centre d’Expertise, d’Evaluation et de Certification des Substances minérales précieuses et semi-précieuses « CEEC ») et des représentants de l’acheteur du minerai à enfuter.

Tout au long de la chaine d’exportation, la SMB Sarl s’assure du strict respect des formalités et d’un transport bien organisé. Ainsi notamment, elle veille à ce qu’aucun acte de corruption ou de versement de pot de vin de soit commis. Ainsi par exemple, chaque fois que cela est requis, elle procède à la déclaration en bonne et due forme de l’origine de ses produits et paie tout frais afférent au transport, commerce et à l’exportation des minerais par versement des sommes d’argent au trésor public.

Pour chaque exportation, tout document établi à cette occasion est classé est bien rangé dans les archives de la SMB Sarl. Ces documents sont facilement sont facilement disponibilisés en cas de besoin. Au nombre de ces documents, il y a notamment le certificat de qualité, le certificat de vérification à l’exportation, le calcul et paiement de la redevance minière, le Certificat d’Evaluation de la Radioactivité à l’exportation du CGEA.

Notons également que pour chaque exportation, la SMB Sarl souscrit à une assurance internationale afin de garantir certains risques qui pourraient surgir par rapport aux minerais faisant objet d’exportation.

    • La vente des minerais

La SMB Sarl reste attentive pour ce qui est du choix des acheteurs de ses minerais. Elle veille à ce que ce ne soit des achats pouvant justifier des blanchiments de capitaux ou tout achat ne respectant pas les formalités requises pour cette opération, conformément aux directives de l’OCDE sur l’exercice du devoir de diligence et aux instrument juridiques pertinents relatifs à cette activité.

           5. PERSONNE EN CHARGE DE L’EXERCICE DU DEVOIR DE DILIGENCE RAISONNABLE ET DE LA GESTION DES RISQUES

Au sein de la SMB Sarl, le devoir de diligence raisonnable et la gestion des risques constituent les attributions de Monsieur Freddy Nzonga, Directeur de la Traçabilité et Développement Communautaire au sein de la société. Dans ses missions, il s’assure globalement de la régularité des procédures par rapport à l’extraction, au transport, à la vente et à l’exportation des minerais.

Il veille également à ce que la Garde Industrielle et la Police des Mines et Hydrocarbures assurent bien les fonctions dont elles sont investies dans le strict respect des droits de l’homme et des directives de l’OCDE en matière de diligence raisonnable.

Il a aussi pour mission, dans le cadre du département qu’il gère, d’identifier et de documenter tout incident qui se produit sur le PE 4731 ou sur le processus de transport, de vente et d’exportation des marchandises.

En cas d’incidents, il documente et met en œuvre les Plans d’Action Corrective (CAPs) qui sont partagés par le partenaire de mise en œuvre de la diligence raisonnable.

           x. DE LA VALIDITE

Cette politique entre en vigueur dès la date de sa signature et sera communiquée et divulguée partout où besoin sera.

Mise à jour le 27 janvier 2020.

La direction

Politique de gestion des reclamations

POLITIQUE DE GESTION DES RECLAMATIONS

1. Introduction

1.1. Etendue

Cette politique s’applique à toutes les activités de la SMB Sarl, y compris tous ses agents et ses collaborateurs.

1.2. Objectifs
La politique de réclamation vise à :

  • Offrir aux employés, aux fournisseurs, aux clients de la SMB Sarl ainsi qu’au public, c’est-à-dire à toute personne intéressée, des moyens pouvant lui/leur permettre de signaler toute déviation ou violation des principes pertinents qui guident le fonctionnement de la SMB Sarl. Ces réclamations ont donc pour fondement la violation de la loi ou du règlement (notamment le Code minier, le règlement minier, le Code du travail), des directives de l’OCDE sur le devoir de diligence ou de toute valeur ou tout principe de la SMB Sarl.
  • Favoriser la transparence dans les activités de la SMB Sarl. Il s’agit d’un moyen efficace servant de dissuasion pour tout agent de la SMB Sarl ou tout individu impliqué dans ses activités qui serait tenté de verser dans des comportements allant à l’encontre de la loi et des principes et valeurs de la société.

2. Réclamations à transmettre

  • Toute violation de la loi, du devoir de diligence ou de toute valeur de la SMB Sarl. Il s’agit également des violations des droits de l’Homme (tel notamment les cas de meurtre ou de coups et blessures).
  • Toute question relative à la corruption, l’extorsion, le pot-de-vin, de violation des principes de comptabilité de la société, etc.
  • Toute question relative au droit et principes environnementaux;
  • Toute violation des lois et principes qui guident le fonctionnement de la SMB Sarl.

 

3. Politique

3.1. Formulation, réception et traitement des réclamations

3.1.1. De la formulation

Par cette politique, la SMB Sarl encourage ses employés, collaborateurs, fournisseurs ou clients, et au public, de porter à la connaissance de la société tout cas de violation ou de déviation qui pourraient être identifié ou présumé dans le cadre de ses activités. Toutefois, elle insiste sur le fait que toute réclamation doit être faite « en toute bonne foi », cela pour permettre de lutter contre des réclamations fantaisistes ou calomnieuses.

Les réclamations, plaintes ou dénonciations sont faites à travers les moyens de contact déterminés dans le cadre de cette politique. Il s’agit d’un numéro de téléphone (par appel ou messagerie mobile ou WhatsApp), une adresse mail, des contacts personnels ainsi que des boîtes aux lettres. Voir Annexe

3.1.2. Garanties à la réception et lors du traitement des réclamations

3.1.2.1. L’anonymat

Les réclamations sont traitées dans l’anonymat. Tout au long de la procédure, l’identité/les identités de l’individu ou groupe d’individus qui a ou ont porté une réclamation ne doit/doivent pas être divulguée(s). L’anonymat permet de réduire les risques pour la personne qui dénonce ou réclame d’être connue par celui contre qui la réclamation ou la plainte est portée.

3.1.2.2. La mise en sécurité

La personne qui présente une réclamation ou une dénonciation doit être protégée contre tout risque de représailles. S’il s’agit surtout d’un agent de la SMB Sarl, il doit être protégé contre tout risque, notamment celui de perdre son emploi.
Cette protection ne s’applique qu’à un agent qui réclame ou dénonce en toute bonne foi. Un agent qui réclame ou dénonce malicieusement ne peut bénéficier de la protection de la société. Il peut, le cas échéant, faire l’objet des mesures disciplinaires.

3.1.2.3. Lesenquêtes

Chaque fois qu’une réclamation ou une dénonciation est faite, des enquêtes doivent être ouvertes et diligentées. Elles permettent de se rassurer sur la véracité des faits allégués. Elles permettent aussi, par conséquent, de ne pas entreprendre des procédures disciplinaires contre des agents faisant objet de plaintes ou dénonciations malicieuses.

Au cours de l’enquête, tout agent de la SMB Sarl, selon ses compétences, peut être invité à contribuer à la manifestation de la vérité. Cependant, l’enquête reste secrète. Et le non-respect de ce caractère secret peut être sanctionné disciplinairement.

Si à l’issue de l’enquête, il est établi qu’un agent ou toute personne impliquée dans les activités de la SMB Sarl a commis des violations des règles ou principe régissant la société, des mesures convenables et proportionnelles sont immédiatement prises. Il peut s’agir d’un blâme ou un avertissement, une suspension, ou un licenciement, suivant la législation en vigueur.

Toutefois, lorsqu’au cours ou à l’issue des enquêtes, certains aspects révèlent ou laissent présumer la commission d’une infraction, les autorités publiques compétentes sont alertées pour suivre l’affaire. Autrement dit, la procédure disciplinaire en cours au sein de la société ne peut constituer un obstacle ni un frein à une action en justice.

4. Organe de gestion et traitement des réclamations

Au sein de la SMB Sarl, les plaintes et réclamations sont gérées et traitées par le Département de la Communication. C’est au niveau de cet organe que sont gérés le numéro de téléphone (pour appel ou SMS de réclamation), le compte WhatsApp, l’adresse mail et la boîte aux lettres prévus pour cette fin. C’est également auprès de cet organe que sont rapportées les plaintes et dénonciations reçues par toute autre personne, agent de la SMB Sarl ou non.

5. Validité de la politique

Cette politique prend effet à la date de sa signature. Elle pourra faire l’objet de modification ou d’amélioration selon les besoins.

 

ANNEXE : MOYENS DE CONTACT

1. Téléphone et SMS

Il existe un numéro de téléphone mis en place pour recevoir les appels et SMS de plainte et dénonciation. C’est un numéro d’un réseau local, accessible à tout le monde.

Numéro : +243 897 225 724

2. Lettre (des Boîte aux lettres)

Les plaintes et dénonciations peuvent également être faites par lettres déposées dans les boîtes aux lettres disponibles sur les sites et à chaque bureau de la SMB Sarl.

3. E-mail

Les plaintes, dénonciations ou tout signalement peuvent être faites à l’adresse

reclamation@smb-sarl.com

4. Réseau WhatsApp

Les réclamations et plaintes peuvent également être faites par via WhatsApp au numéro suivant : +243 897 225 724

5. Toute personne

Une personne qui veut porter une réclamation ou une plainte peut, si elle ne peut pas utiliser l’un des moyens susmentionnés, se confier à une autre qui est en mesure de la rapporter au Département de communication de la SMB Sarl en toute confidentialité.

Les signalements ne sont soumis à aucune exigence de forme. Les personnes qui veulent le faire le font en toute liberté, dans le seul respect de la bonne foi et du caractère secret.